Bienvenido al Asistente Virtual del Centro de Recursos Informáticos y Educativos (CRIE) de la Universidad Tecnológica de Pereira (UTP). Antes de utilizar este servicio basado en inteligencia artificial, le solicitamos leer atentamente los presentes Términos y Condiciones. El uso del asistente virtual implica la aceptación expresa e informada de los mismos.
1. Naturaleza del servicio
El asistente virtual es una herramienta de apoyo basada en inteligencia artificial, diseñada para brindar orientación e información institucional, académica y administrativa relacionada exclusivamente con los servicios del CRIE.
Su finalidad es facilitar el acceso a información oficial y mejorar la experiencia de atención de los usuarios mediante respuestas automatizadas disponibles las 24 horas del día.
El asistente virtual:
- No emite decisiones administrativas vinculantes.
- No sustituye la atención humana.
- No reemplaza los canales oficiales para la realización de trámites formales.
2. Identidad del asistente
El usuario reconoce que está interactuando con un sistema automatizado de inteligencia artificial y no con una persona natural. Las respuestas generadas se fundamentan en información institucional previamente validada y en modelos de lenguaje ejecutados dentro de la infraestructura tecnológica de la Universidad Tecnológica de Pereira.
3. Tratamiento de datos personales
3.1 Alcance del tratamiento
El asistente virtual no está diseñado para recolectar, almacenar de manera estructurada ni conformar bases de datos personales.
No solicita ni requiere datos personales sensibles o información personal identificable tales como:
- Números de identificación
- Contraseñas
- Datos financieros
- Información médica
- Datos de contacto privados
No obstante, en el marco del funcionamiento técnico del sistema, puede existir un tratamiento mínimo y temporal de datos, entendido conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 como:
“Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales…”
Este tratamiento puede incluir:
- Procesamiento temporal en memoria de los mensajes enviados.
- Registro técnico de logs de funcionamiento.
- Captura de metadatos como dirección IP.
- Uso de cookies técnicas necesarias para la operación del servicio.
- Almacenamiento técnico anonimizado para auditoría y mejora del sistema.
3.2 Finalidad del tratamiento técnico
Los datos técnicos que eventualmente puedan capturarse tienen como finalidad exclusiva:
- Garantizar la seguridad del sistema.
- Prevenir accesos no autorizados.
- Analizar desempeño y disponibilidad.
- Mejorar la calidad del servicio.
No se utilizan con fines comerciales ni publicitarios.
3.3 Responsable del tratamiento
El Responsable del Tratamiento de los datos personales es:
Universidad Tecnológica de Pereira
Centro de Recursos Informáticos y Educativos (CRIE)
Correo electrónico: crie@utp.edu.co
Teléfono: (606) 313 7141
3.4 Conservación de la información
Los registros técnicos y metadatos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y conforme a las políticas internas de seguridad de la información de la Universidad.
No se realiza almacenamiento permanente de conversaciones con datos personales sensibles.
3.5 Anonimización
Toda información utilizada con fines estadísticos o de mejora del servicio será previamente anonimizada, eliminando cualquier elemento que permita la identificación directa o indirecta del usuario.
4. Derechos de los Titulares
De conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo las excepciones legales previstas en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normativa vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Para ejercer estos derechos, el usuario podrá comunicarse a través del correo institucional indicado anteriormente.
5. Uso informativo y no vinculante
La información suministrada por el asistente virtual tiene carácter orientativo e informativo.
En ningún caso constituye:
- Asesoría legal.
- Decisión administrativa.
- Acto oficial de la Universidad.
Para trámites formales o procesos institucionales, el usuario deberá acudir a los canales oficiales definidos por la Universidad Tecnológica de Pereira.
6. Responsabilidad sobre la información suministrada por el usuario
En cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 – Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública, el usuario reconoce que la información que suministre durante la interacción debe ser veraz, clara y pertinente.
La Universidad no asume responsabilidad por información falsa, incompleta o engañosa proporcionada por el usuario.
7. Limitación de responsabilidad
La Universidad Tecnológica de Pereira no se hace responsable por decisiones adoptadas por el usuario con base exclusiva en la información proporcionada por el asistente virtual.
Aunque se realizan esfuerzos razonables por mantener la información actualizada y precisa, pueden presentarse errores, desactualizaciones o interpretaciones divergentes.
8. Uso adecuado del servicio
El usuario se compromete a utilizar el asistente virtual de manera ética, respetuosa y conforme a la ley.
Se prohíbe expresamente:
- Enviar contenido ofensivo, discriminatorio o ilegal.
- Intentar vulnerar la seguridad del sistema.
- Solicitar información confidencial o restringida.
- Realizar intentos de manipulación del modelo o del sistema.
- Introducir código malicioso o instrucciones de alteración del servicio.
9. Registro y almacenamiento técnico
Las interacciones podrán ser registradas de forma técnica y anonimizada para:
- Auditoría.
- Seguridad.
- Soporte operativo.
- Mejora continua.
No se conforman bases de datos personales a partir de las conversaciones.
10. Propiedad intelectual
La Universidad Tecnológica de Pereira conserva los derechos sobre:
- Diseño.
- Arquitectura.
- Código.
- Funcionamiento del asistente virtual.
Los contenidos generados están destinados exclusivamente a uso informativo, personal y académico.
11. Modificaciones del servicio
La Universidad se reserva el derecho de modificar, actualizar, suspender o interrumpir el servicio por motivos técnicos, de mantenimiento o mejora continua, sin previo aviso.
12. Aceptación de los términos
El uso del asistente virtual implica la aceptación expresa de estos Términos y Condiciones.
En caso de no aceptar los términos, el usuario deberá abstenerse de utilizar el servicio.
13. Actualización de los términos
Los presentes Términos y Condiciones podrán ser actualizados en cualquier momento. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación en los canales institucionales oficiales de la Universidad Tecnológica de Pereira.